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¿Han recibido alguna vez esto al final de un mensaje de correo? Estos textos, que superan con frecuencia la extensión del mismo mensaje, son una falta de respeto: molestan, ofuscan y amenazan a los destinatarios legítimos del correo (los otros, los que estén espiando las comunicaciones, no se van a cortar por su presencia). Ah: y hacen una interpretación como mínimo discutible de la "legislación vigente" (y además vigente, ¿donde?, si el correo se ha podido recibir en cualquier país...).

Pues bien: nos lo digan explícitamente o no, nos amenacen o no con todo el peso de la ley, la verdad es que si uno se da cuenta de que no es el auténtico destinatario de un correo que recibe, lo más elegante es responder al remitente diciéndole que lo hemos recibido (para advertirle de que no ha llegado a su destino pretendido), y luego, efectivamente, borrar ese intruso de nuestra bandeja de entrada.

Descanse del email de vez en cuando

Hay muchos estudios que demuestran cómo estar pendiente del email va en detrimento del trabajo productivo.

De hecho, hay un grupo de trabajo compuesto por Microsoft, Google, Intel e IBM para estudiar cómo tratar con el problema de la dependencia del email. Gmail empieza a ofrecer periodos de 15 minutos sin acceso al correo.

Prescinda del acceso al correo electrónico durante algunos periodos de su jornada laboral: trabajará mejor

Confirmación automática

Una de las prácticas más enojosas en el correo es enviar mensajes con confirmación (acuse de recibo) automática.

Cuando uno abre, o incluso simplemente borra, uno de estos correos, se instala en la bandeja de salida un mensaje automático dirigido al remitente, informándole de que hemos leído su correo. Este uso es realmente intrusivo: ¡fuerza a mi ordenador a contarle al suyo qué es lo que hago o dejo de hacer!

Por fortuna, podemos configurar al programa de correo para que nos alerte de que ocurre esto. Si lo hacemos, cada vez que se dé la eventualidad el programa pedirá permiso para enviar el acuse de recibo automático. Yo lo niego siempre.

No envié correo con confirmación (acuse de recibo) automática

Normalmente, y como intento ser educado, acuso recibo de lo que me envían. Pero donde, cuando y como quiero...

Destinatarios múltiples sin copia oculta

Esta divertida historia de Mauro Entrialgo aparecida ayer en El Público refleja un uso corriente (y nefasto) de muchas convocatorias y avisos públicos colectivos: se envían a numerosos destinatarios, pero sin ponerlos en copia oculta, con lo que se difunden entre todos ellos direcciones electrónicas que pueden ser privadas.

Ponga los destinatarios de los correos colectivos en copia oculta

La imagen utilizada tiene esta licencia Creative Commons.

Testamento digital

Ya sé, ya sé que no está de moda hablar de la muerte, de modo que lo pondremos de forma más dulce: imaginemos que nos da un arreebato súbito y abandonamos todo para ir a una isla lejana. ¿Qué nos gustaría que hicieran con nuestras cosas? Bueno: para eso están los testamentos y las leyes. pero habría que pensar también en nuestras propiedades digitales, que para un ciudadano de hoy pueden ser muy copiosas: correspondencia, documentación, blogs, páginas web...

Puede no estar de más, como cortesía para nuestros allegados (y tranquilidad para nosotros mismos) preparar un sencillo Testamento digital. En el enlace anterior figura un modelo simple, que cualquiera puede copiar y adaptar a sus necesidades.

Deje por escrito sus últimas voluntades digitales

Precisamente mientras preparaba este post me ha llegado noticia (gracias, Ana) de los intentos hechos por los familiares de un suicida:

¿Sería ético o no crackear las contraseñas del ordenador, el correo y los servicios de Internet que usaba un joven familiar que se ha suicidado, para intentar encontrar una explicación al respecto, a raíz de que no dejó ningún tipo de nota explicatoria?

Bueno: si alguien dejara sus cosas en orden, es más probable que esto no tuviera que ocurrir.

Copiar el correo al que se responde

En una entrevista que me hacen en El Confidencial se dice:

Uno de las costumbres más extendidas, y poco adecuadas, es la de contestar los correos electrónicos sin copia del mensaje al que se responde. Lo que es un error, según Millán, “sobre todo en el caso de personas con mucha correspondencia, ya que puede obligar al que lo recibe a buscar el correo que envió para entender adecuadamente la respuesta que ha recibido... ¡Copiar automáticamente el correo al que se responde es algo que se puede disponer en el programa de correo! No cuesta mucho”. Claro que también existe alguna excepción a esa norma: “hay que evitar, en las correspondencias copiosas de ida y vuelta, que cada correo arrastre la copia de los veinte o treinta precedentes: ahí hay que cortar".

En resumen:

Copie en su respuesta el correo al que responde, y hágalo automáticamente: es más fácil

Pero:

En un intercambio con muchos mensajes, borre parte de las copias de los correos anteriores

Todo un email en el Asunto

Hay veces que puede estar bien concentrar todo un mensaje breve en el Asunto. De esta forma el receptor puede leer la totalidad del mensaje desde la misma bandeja de entrada. Pero es importante señalar que no hay más contenido dentro del correo (de lo contrario el receptor abrirá el mensaje y no habremos ahorrado nada). En inglés eso se hace con las siglas EOM (End Of Message), y en español podríamos intentarlo con FDM (Fin Del Mensaje).

Por ejemplo, así se vería uno de estos correos en la bandeja de entrada:

Pepe Pérez' Ya te he mandado todo FDM

Confirmación automática

No envíe correo con confirmación (acuse de recibo) automática

Parece mentira, pero lo hace mucha gente. Y sin embargo, decirle al ordenador de otra persona que haga algo (en este caso, que avise de que has abierto un correo) no está nada bien...

¿Posdata en un email?

Pues sí: puede ser útil para indicar que algo es una idea tardía, un matiz a lo que ya se escribió, etc.

Pero eso sí:

Conviene poner la posdata antes de la firma

La razón es que muchas veces el correo se lee en una ventana pequeña, con desplazamiento, y tendemos a pensar que tras la firma no hay nada más.